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电子会计档案保管安全规定

发布时间:2020-04-17   信息来源:

  新修订的《会计档案管理办法》增加了电子会计档案的相关规定,将电子会计档案纳入了会计档案的范围,规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。新《管理办法》还规定,满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。

  仅以电子形式归档保存的会计资料,一方面在制度上确定了电子会计档案的合法合规,方便会计档案的保存和保管,另一方面也让人不太放心,电子形式的会计资料平时看不见摸不着,机器故障、系统原因、人为错误等,都可能造成电子会计档案的丢失。那么,电子会计档案要怎样保管才安全呢?

  首先,在计算机系统的物理安全方面要有保证,比如防水、防火、防震、防盗等,注意办公区域的锁禁和巡查等。

  其次,在计算机系统、会计核算系统和电子档案管理系统的安全、可靠方面要有保证。能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;符合电子档案的长期保管要求,并建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。

  最后,针对电子会计档案要利用计算机技术完善相关内控制度,比如电子签名,禁止未经授权的访问,防篡改,建立灾后恢复的应急方案等等。

  总之,电子会计档案是顺应当前信息技术的发展而产生的,其保管与安全问题也应当结合信息技术及内部控制制度而做好风险防范,尽量应用先进的技术和办法保证电子会计档案的安全。

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